Организация мероприятий

Дорожная карта по организации мероприятий

1. Прежде всего – нужно определиться с характером проводимого мероприятия (от этого будет зависеть у какого проректора будет подписываться приказ):
• Учебный (олимпиада, конкурс по специальности)
• Научный (конференция (конкурс в рамках конференции), хакатон)
• Инновационный
2. Определите формат мероприятия: конференция, выставка, конкурс, олимпиада, семинар и т.д. (более подробно с видами и различиями между мероприятиями можно ознакомиться в СТО-056-2020 п. 6.4)
3. . Решите какая у вас целевая аудитория, на этом этапе можно определить и статус мероприятия. (Международный, Всероссийский с международным участием, Всероссийский, Региональный, Межвузовский, Внутривузовский – определить статус мероприятия можно в СТО-056-2020 п. 6.1)
4. Определитесь с датой и временем начала мероприятия.

   Напоминаем, что согласно СТО-056-2020 п.9 «Сроки организации и проведения мероприятий»

   • Международный уровень – от 6 месяцев до 1 года;
   • Всероссийский уровень – за 3-9 месяцев;
   • Региональный уровень – за 1-6 месяцев;
   • Межвузовский, вузовский уровни – за 1 месяц.
5. Выберите формат проведения мероприятия: очное, заочное, в онлайн формате (Teams, Кампус и другое)
6. Определитесь с местом проведения мероприятия. Если это помещение Точки кипения, вам необходимо предупредить сотрудников об этом, обговорить технические моменты и выбрать зал.

   Если это мультимедийные аудитории Университета, обращаем ваше внимание на то, что в этих аудиториях есть только компьютер, экран, проектор, звук. Если вы хотите провести трансляцию рассмотрите другую аудиторию (Точку кипения или Конференц-зал).

   Для того, чтобы забронировать Конференц-зал или Выставочный зал/КУИЦ в Технопарке, необходимо написать служебную записку, на бронь данной площадки.

   Если вам нужна мультимедийная или иная аудитория доступа к которой у вас нет, необходимо написать служебную записку на выдачу нужной вам аудитории.

   Обращаем ваше внимание! Если вы планируете провести мероприятие вне стен Университета, то техническое сопровождение со стороны Университета невозможно.

7. Составьте оргкомитет и распределите роли.

   Обращаем ваше внимание! Согласно СТО-056-2020 п. 7.5 в состав оргкомитета входит от 2 до 15 человек, в зависимости от формы мероприятия и его задач. Если в проекте приказа, указан один организатор (не учитываются: проректор, директор института, зав. каф), то необходимо добавить еще одного организатора. Закрепите ответственных по каждому блоку задач, установите сроки подведения промежуточных итогов и финальные дедлайны.

8. Составьте план мероприятия и отразите в нём всё, что нужно учесть, чтобы мероприятие состоялось. При составлении плана сгруппируйте блоки задач, чтобы было проще понять, что есть, а что могли забыть. (Пример: «Спикеры», «Площадка», «Техническое оснащение» и так далее.)

   Если вы проводите олимпиаду, то техническое оснащение вам не нужно. Но если у вас Научно-практическая конференция, для которой необходима трансляция, видеосвязь или стабильный скоростной интернет, вам необходимо обговорить возможности данной площадки с ответственным за это помещение.

9. Составить программу мероприятия.

   Необходимые ресурсы для технического оснащения мероприятия:

   • Техническая подготовка площадки (мультимедия, звук, трансляция – Управление информатизации расстановка мебели, дополнительная мебель, визуальное оформление и др. – Служба АХД

     Если мероприятие проходит в Точке кипения сначала обсудите техническое сопровождение с сотрудником ОРНИиПДС. Возможно, что помощь выше перечисленных служб не понадобится, у нас есть всё необходимое.

   • Онлайн формат мероприятия (Zoom, Teams, Кампус, https://open.istu.edu/) доступ можно получить в Центре электронного обучения (ауд. Б-120)
   • Раздаточный материал и сувенирная продукция.

     Вы можете запланировать на ваше мероприятие раздаточный материал и/или сувенирную продукцию, для этого необходимо составить смету и запланировать данную статью расходов. Деньги на раздаточные материалы вы можете запланировать с оргвзносов, спонсоры так же могут предоставить часть раздатки.

   • Питание и кофебрейки – можно обратиться к Комбинату питания (ауд. К-216)
   • Издание сборника трудов/материалов - можно обратиться в Издательство ИРНИТУ. Если вы есть в ежегодном плане печатной продукции вы можете воспользоваться услугами издательства. Если же вы не включены в план, вы можете написать служебную записку, с просьбой рассмотреть вашу заявку на печать сборника конференции.
   • Размещение иногородних участников – можно обратиться в Управление студгородка

     Просьба обратить внимание! Размещение в общежитии №3 стоит 500 рублей сутки. Запланируйте данную статью расхода, если вы оплачиваете участникам проживание. Либо не забудьте предупредить участников о возможности размещения в общежитии №3 за свой счет.

   • Работа с иностранными гражданами - оформляется через Центр международных сервисов
   • Фото и видео сопровождение – можно обратиться к пресс-службе или к Студенческому медиацентру
   • Вход/выход сторонних участников мероприятия - можно обратиться в Управление безопасности. Для пропуска сторонних участников мероприятия необходимо оформить служебную записку
   • Волонтеры/помощники - можно обратиться в Отдел организации научной деятельности молодых ученых и студентов
   • Регистрация гостей и участников
   • Открытие/закрытие мероприятия, ведущий программы – можно обратиться в ЦКМиВР
   • Приглашение гостей, в т.ч. ВИП

     Для того чтобы пригласить человека поучаствовать в вашем мероприятии, недостаточно просто отправить письмо на почту. Необходимо составить официальное обращение, на официальном бланке университета.

     • Приглашение войти в оргкомитет
     • Пример информационного письма
     • Приглашение в качестве спикера
     • Приглашение в качестве эксперта
     
     Важно! В документах не двигать поля, в противном случае письмо не распечатается так как необходимо
   • Социо-культурная программа в рамках мероприятия (экскурсии, брифинг, нетворкинг, творческие выступления)

     Данная программа реализуется за счет оргвзносов или спонсорских мероприятий, силами организаторов.

   • Участие СМИ - можно обратиться к пресс-службе
   • Призовой фонд - можно обратиться в Отдел организации научной деятельности молодых ученых и студентов
   • Бюджет для проведения мероприятия (за счет оргвзносов, грантов и др.) составляется через Планово-финансовый отдел по служебной записке на составление калькуляции/сметы
   • Порядок организации и проведения научных и образовательных мероприятий можно найти в СТО-056-2020 «Проведение учебных, научных и инновационных мероприятий в ИРНИТУ»

   Как только у вас будет готова концепция мероприятия, вы сможете приступить к оформлению документов. При подготовке пакета документов, обратите внимание на даты подачи документов.

   Согласно СТО-056-2020 «Проведение учебных, научных и инновационных мероприятий в ИРНИТУ» пункт 9 «Сроки проведения мероприятий», администрация Университета в праве отказать в проведении мероприятия в ваши даты, если условия пункта 9 не выполняются!

10. Опубликовать информацию о мероприятии на платформе Leader-ID (Инструкция по регистрации)

    ВАЖНО! привязать ваше мероприятие к Точке кипения – ИРНИТУ, указать в поле «о мероприятии» дату и время мероприятия.

11. Подготовить проект приказа согласно шаблону и загрузить в сэд дело.
12. Проинформировать пресс-службу о проводимом мероприятии, написав на почту: prescek@ex.istu.edu. Сообщите, если вам необходимо освещение открытия/закрытия об этом так же необходимо написать на почту. 
    

    Забегая вперёд: для того чтобы сдать отчет о проводимом мероприятии необходима ссылка на новость о проведении мероприятия опубликованная на сайте ИРНИТУ. Пожалуйста, позаботьтесь о том, чтобы пресс-служба была проинформирована.

13. Оформить служебные записки, если в них есть необходимость, и принести в отдел организации научной деятельности молодых ученых и студентов.
14. В день проведения мероприятия обязательно удостоверьтесь о готовности каждого пункта и проводите мероприятие.

По итогам мероприятия просим Вас не забывать:

• Подвести итоги мероприятия и предоставить отчет о проведении мероприятия и приложить Лист регистрации участников (Выгрузка с платформы Leader-ID. Как это сделать вы можете найти ответ в инструкции) и приложить протокол заседания конкурсной комиссии в течение 7-ми дней отправить отчет на проверку: nirs@istu.edu, после согласования приносите пакет документов в А-113 (начальнику управления по молодежной политике).
• После согласования отчета ответным письмом направляется таблица, в которую необходимо внести название мероприятия, подписанта, ФИО студента, организацию\ институт, группу, дату, ответственного за проведение мероприятия и наименование документа (диплом – за призовые места, сертификат – за участие). Отправляете таблицу на почту nirs@istu.edu, нами присуждается регистрационный номер, далее мы отправляем вам таблицу с участниками и регистрационным номером, который вы самостоятельно проставляете в шаблоне грамот.
• Передать информацию об итогах мероприятия пресс-службе для опубликования на сайте университета.

Если у вас остались вопросы по организации мероприятия обращайтесь в Отдел организации научной деятельности молодых ученых и студентов.