13 апреля 2025 | неделя нечетная
Иркутский национальный исследовательский технический университет
Организация мероприятий
Дорожная карта по организации мероприятий
Этап подготовки к мероприятию
1. Создать приказ на проведение мероприятия:
- А. Определить характер проводимого мероприятия: учебный, научный, инновационный.
- Б. Определить формат мероприятия: конференция, выставка, конкурс, олимпиада, семинар и т.д. согласно СТО-056-2020 п. 6.4
- В. Определить статус мероприятия согласно СТО-056-2020 п. 6.1
- Г. Определить дату и время начала мероприятия согласно СТО-056-2020 п.9
- Д. Выбрать формат проведения мероприятия: очное, заочное, в онлайн формате.
-
Е. Определить место проведения мероприятия.
Обращаем ваше внимание! Если вы планируете провести мероприятие вне стен Университета, то техническое сопровождение со стороны Университета невозможно. - Ж. Составить оргкомитет и распределите роли согласно СТО-056-2020 п. 7.5
2. Составить план мероприятия и учесть в нём все возможные этапы. При составлении плана сгруппируйте блоки задач, чтобы не упустить важного. (Пример: «Спикеры», «Площадка», «Техническое оснащение» и т.д.)
3. Составить программу мероприятия.
Необходимые ресурсы для технического оснащения мероприятия:
-
Техническая подготовка площадки:
- Точка кипения, Конференц-зал, Технопарк, Коворкинг студотрядов – заранее необходимо забронировать аудиторию в ОРНИиПДС и запросить техника в случае необходимости. Также обговорить нюансы, например, количество стульев, возможность ВКС и др.
- Учебные мультимедийные аудитории – бронирование осуществляется через служебную записку на имя проректора по учебной работе Смирнова В.В., предварительно необходимо узнать о занятости аудитории у диспетчерской службы. При необходимости настройки мультимедии, звука, трансляция обращаться в Управление информатизации. При необходимости дополнительной мебели, визуального оформления и др. обращаться в Службу АХД.
- При проведении мероприятия в Онлайн формате (https://open.istu.edu/) необходимо обратиться в Центр электронного обучения (ауд. Б-120)
- При необходимости использования раздаточного материала на вашем мероприятии необходимо составить смету и запланировать данную статью расходов. Деньги на раздаточные материалы вы можете запланировать с организационных взносов или за счет спонсоров.
- При планировании питания и кофебрейков необходимо обратиться к Комбинату питания (ауд. К-216)
- Издание сборника трудов/материалов - необходимо обратиться в Издательство ИРНИТУ. Если вы есть в ежегодном плане печатной продукции вы можете воспользоваться услугами издательства. Если вы не включены в план, печать сборника будет производиться на платной основе.
- При необходимости размещения иногородних участников нужно обратиться в Управление студгородка
Размещение в общежитии №13 стоит от 750 до 1500 рублей в сутки. Запланируйте данную статью расхода, если вы оплачиваете участникам проживание. Либо не забудьте предупредить участников о возможности размещения в общежитии №13 за свой счет. - Работа с иностранными гражданами - оформляется через Центр международных сервисов
- Фото и видео сопровождение мероприятия – осуществляется через пресс-службу или Студенческий медиацентр.
- Вход/выход сторонних участников мероприятия – необходимо указать это в приказе на мероприятия, также непосредственно перед самим мероприятием необходимо оформить служебную записку и передать ее в Ауд. К-107, Управление безопасности.
- Волонтеры/помощники - необходимо обратиться в Управление по молодежной политике, Ауд. А-111
- Открытие/закрытие мероприятия, ведущий программы – необходимо обратиться в ЦКМиВР
- Приглашение гостей, в т.ч. ВИП
Необходимо составить официальное обращение, на официальном бланке университета. Важно! В документах запрещено редактировать поля, так как письмо может некорректно отобразиться при распечатке файла - Социо-культурная программа в рамках мероприятия (экскурсии, брифинг, нетворкинг, творческие выступления) реализуется за счет оргвзносов или спонсорских мероприятий, силами организаторов.
- Участие сторонних СМИ - необходимо обратиться к пресс-службе ИРНИТУ
- Призовой фонд – пи необходимости сувенирной продукции для участников мероприятия нужно обратиться в ОРНИиПДС
- Бюджет для проведения мероприятия (за счет оргвзносов, грантов и др.) составляется через Планово-финансовый отдел по служебной записке на составление калькуляции/сметы
Как только у вас будет готова концепция мероприятия, вы сможете приступить к оформлению документов. При подготовке пакета документов, обратите внимание на даты подачи документов согласно СТО-056-2020 пункт 9
4. Опубликовать информацию о мероприятии в Кампусе в разделе «Мероприятия» (Инструкция по регистрации)
5. Подготовить проект приказа согласно шаблону и загрузить в сэд дело.
6. Оформить служебные записки, если в них есть необходимость, и принести в Отдел развития научно-исследовательской и предпринимательской деятельности студентов
7. В день проведения мероприятия обязательно удостоверьтесь о готовности каждого пункта и проводите мероприятие.
Этап отчетности за мероприятие
По итогам мероприятия просим Вас не забывать:
- Подвести итоги мероприятия в Кампусе в разделе «Мероприятия». После проверки отчета ОРНИиПДС данные автоматически внесутся в АИС и засчитают соответствующий пункт эффективного контракта.
- После согласования отчета сотрудниками ОРНИиПДС, если вам необходимы сертификаты или грамоты, направляется таблица, в которую необходимо внести название мероприятия, подписанта, ФИО студента, организацию\ институт, группу, дату, ответственного за проведение мероприятия и наименование документа (диплом – за призовые места, сертификат – за участие). Таблица отправляется на почту nirs@istu.edu, нами присуждается регистрационный номер, далее мы отправляем вам таблицу с участниками и регистрационным номером, который вы самостоятельно проставляете в шаблоне грамот.
- Передать информацию об итогах мероприятия пресс-службе для опубликования на сайте университета.
