Студенческие поездки (командировки)

Дорожная карта по оформлению студенческой поездки

В студенческие поездки отправляются обучающиеся университета очной формы обучения (программы бакалавриата, специалитета и магистратуры) на основании Регламента студенческих поездок в ИРНИТУ и приглашения от принимающей стороны.

С учетом стратегии развития университета, приоритет отдается международным, всероссийским и региональным конкурсам, выставкам и конференциям. В индивидуальном порядке рассматриваются поездки на форумы, семинары и олимпиады.

Решение о направлении обучающегося в студенческую поездку принимает курирующий проректор. В случае, если в поездку едут несовершеннолетние студенты, в сопровождение отправляется преподаватель.

1. Подтверждение участия студента/тов в мероприятие

Перед тем, как отправить студента в поездку необходимо согласовать поездку с руководителем курирующего подразделения:

• направления науки и предпринимательства – Рулёва Дарья Вячеславовна, аудитория К-223 (Точка кипения ИРНИТУ);
• по всем остальным направлениям – Бянкина Ирина Александровна, аудитория А-113.

Для согласования поездки необходимо обратиться к руководителю и предоставить следующие документы:

• приглашение на имя ректора от принимающей стороны с указанием ФИО обучающихся (допустимо в электронном виде с подписью и печатью);
• представление от научного руководителя (в случае поездки по научному направлению) с указанием ключевых целей и предполагаемых результатов поездки;
• достижения в той области, по которой обучающийся отправляется на мероприятие (2 диплома, сертификата, грамоты – при наличии);

Если для участия в мероприятии требуется внести организационный взнос, то необходимо предоставить информацию по оплате совместно с основным пакетом документов.

2. Оформление документов

После согласования поездки с руководителем подразделения, необходимо обратиться в Управление по молодежной политике (А-113) для оформления поездки. При себе нужно иметь следующий пакет документов (за 3 рабочих дня до поездки документы не принимаются к оформлению):

• приглашение на имя ректора;
• представление от научного руководителя (в случае поездки по научному направлению);
• справка о стоимости проезда до места проведения мероприятия и обратно на вид транспорта с минимальной стоимостью проезда (как правило, справка с РЖД о стоимости проезда в вагоне плацкарт);
• реквизиты карты ВТБ или Сбербанка;
• посеместровая выписка успеваемости обучающегося, заверенная дирекцией/деканатом (при необходимости);
• выписка или другой документ, подтверждающий участие студента в жизни студенческого объединения (при необходимости).

Расходы по проживанию возмещаются в размере не более 550 рублей в сутки.

При покупке билетов обратите внимание, что обучающийся может прибыть в место проведения мероприятия не ранее чем за сутки до начала проведения мероприятия, и должен покинуть место проведения мероприятия не позднее 1 суток после его окончания.

После предоставления документов специалист подготавливает приказ о направлении студента в поездку. После подписания приказа, в течение 3-5 дней студенту на банковскую карту поступает аванс на покупку билетов и проживание.

Университетом не оплачиваются дополнительные услуги (платный выбор места, платное багажное место, смс-оповещение, суточные, трансфер и пр.).

3. Отчет о поездке

Обучающимся, совершившим поездку, необходимо отчитаться в течении 3-х рабочих дней со дня приезда.

• в бухгалтерию (ауд. И-105) предоставить все чеки и посадочные билеты, в случае остатка денег сдать обратно в кассу, в обратном случае получить. В документе о проживании должна быть указана стоимость проживания за 1 день на 1 человека. В случае поездки группы обучающихся, подтверждающий документ о проживании должен быть предоставлен на каждого студента.
• в Управление по молодежной политике (ауд. А-113) предоставить заполненный отчет о результатах данной поездки, в т.ч. предоставить грамоты, дипломы, сертификаты, полученные на мероприятии.

Также обучающийся может из своих средств доплатить стоимость проезда на самолете: Университет оплачивает стоимость проезда на поезде + обучающийся доплачивает необходимую стоимость для проезда на самолете из собственных средств.

Чеки за проживания должны быть официальными кассовыми с наличием QR-кода/возможен чек строгой отчетности. Акты об оказании услуг и товарные чеки не принимаются.